Модули

БОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino. Эти базы можно разделить на три группы:

Функциональные модули

Предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

Модуль «Канцелярия»

Обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.

Функциональные возможности базы данных «Канцелярия»:

• Ввод электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.
• Регистрация корреспонденции с автоматической или полуавтоматической нумерацией.
• Резервирование номеров для исходящих документов.
• Отправка документов на рассмотрение и исполнение, списание в дело.
• Создание поручений по документам.
• Печать контрольных карточек (в том числе по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word) и карточек резолюций.
• Ведение нескольких канцелярий с возможностью пересылки документов из одной канцелярии в другую.
• Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Канцелярия», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.

После того, как работа с документами завершается, они перемещаются в модуль «Архив Канцелярии», при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск документов по всем модулям, включая архивные.

Модуль «Принятие решений»

Предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «Процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов, проектов исходящих документов, служебных записок, заявок). Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) могут быть быстро настроены дополнительно.

Функциональные возможности базы данных «Принятие решений»:

• Создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.
• Обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование, визирование, подписание, утверждение документов.
• Контроль движения документов.
• Автоматическая и ручная регистрация документов.
• Резервирование номеров для договоров, проектов исходящих и организационно-распорядительных документов.
• Поддержка работы с листами ознакомления и списками рассылки.
• Формирование поручений по документам и контроль их исполнения.
• Создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам», и т.д.).
• Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Принятие решений», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.

После того, как работа с документами завершается, они перемещаются в модуль «Архив Принятия решений», при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск документов по всем модулям, включая архивные.

Модуль «Поручения»

Позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам посредством создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их выполнение.

Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители могут сохранять отчеты о проделанной работе в модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы («Принятие решений», «Канцелярия»). Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения».

Функциональные возможности БД Поручения:

• Подготовка проекта поручения.
• Отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения.
• Автоматическое оповещение об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения.
• Изменение срока исполнения поручения и ответственного исполнителя поручения.
• Возврат поручения на доработку.
• Утверждение результатов выполнения поручений.

Общесистемные словари и справочники

Предназначены для хранения нормативно-справочной информации.

Модуль «Справочник организации»

Предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках предприятия. В базе данных содержится информация о подразделениях и филиалах, которые входят в состав организации, их взаимной подчиненности, а также о сотрудниках организации, в том числе информация по совмещению должностей, делегированию полномочий и ролям по обработке документов (утверждающий, согласующий, и т.п.). Здесь же хранится служебная информация: о сайтах (серверах, на которых ведется работа), соединениях, узлах, именах канцелярий, и т.д. Данные из модуля «Справочник организации» используются большинством модулей системы БОСС-Референт.

Функциональные возможности базы данных «Справочник организации»:

• Ввод и хранение информации о структуре организации в виде иерархического дерева. В случае, если структура организации включает самостоятельные подразделения (филиалы), возможно ведение общего справочника для всей компании или отдельных «Справочников организации» для каждого подразделения.
• Хранение служебных и личных данных по каждому сотруднику (ФИО, должность, номера телефонов, и др.).
• Создание списков рассылки.
• Оформление совместительства, перевода сотрудника в другое подразделение, увольнения и восстановления в должности.
• Назначение ролей по обработке документов для пользователей системы.
• Настройка механизма делегирования полномочий для передачи в случае необходимости прав на работу в системе другим сотрудникам — отдельно для основной и совмещаемой должности (проекта).
• Поддержка общесистемных настроек: хранение лицензионного ключа, регистрация пользователей и их групп, поддержка работы с несколькими канцеляриями.

Модуль «Внешние адресаты»

Предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их представителях. Во «Внешних контактах» может храниться самая разнообразная информация — от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя.

В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорами, входящими и исходящими документами, и т.д.

Модуль «Словари»

Предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей системы БОСС-Референт в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.

Общесистемные сервисы

Это модули, позволяющие осуществлять гибкие настройки функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций.

Модуль «Коммутатор»

Является центральной базой, с помощью которой производится настройка приложения. В ней содержится технологическая информация о расположении других баз данных системы БОСС-Референт на серверах. База данных «Коммутатор» предназначена для решения следующих задач:

• Навигация пользователей — модуль обеспечивает навигацию по базам данных, выступает единой точкой входа в систему для пользователей.
• Коммутация модулей системы — устанавливает связи между базами данных системы и со словарно-справочными модулями.
• Конфигурация рабочих мест пользователей.

«Главная страница» модуля «Коммутатор» является точкой входа пользователей в систему.

Функциональные возможности базы данных «Коммутатор»:

• Навигация по базам данных системы.
• Регистрация баз данных определенной конфигурации.
• Привязка рабочей станции к базе данных «Коммутатор».
• Добавление в рабочее пространство пользователя значка базы данных.
• Обновление структуры баз данных приложения.
• Открытие баз данных.
• Перенос приложения на другой сервер.
• Переименование баз данных.
• Удаление из базы данных «Коммутатор» ссылки на базы данных.
• Настройка адресов баз данных системы.
• Категоризация базы данных.
• Синхронизация баз данных «Коммутатор» в кластере Lotus Domino.

Модуль «Кабинет»

Относится к группе пользовательских сервисов. Предназначен для информирования пользователей об их задачах: сюда доставляются все служебные сообщения системы БОСС-Референт. База данных доступна всем пользователям, при этом каждый пользователь получает только адресованные ему уведомления. Система позволяет дублировать сообщения, приходящие в «Кабинет», в почтовый ящик пользователя,

Функциональные возможности базы данных «Кабинет»:

• Хранение сообщений со ссылками на документы.
• Отслеживание текущих задач пользователя.

Модуль «Поиск»

Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов баз данных «Канцелярия», «Принятие решений», и их архивов.

Модуль «Регистратор»

Содержит набор нумераторов (программных счетчиков), генерирующих регистрационные номера документов, и форматов нумераторов. Позволяет гибко настраивать различные форматы нумератора в соответствии с принятым в организации порядком формирования регистрационных номеров для документов различного типа. Кроме «счетчика», формат может содержать различные параметры, например: ФИО Подписанта, дата регистрации, разделители, индекс дела, и т.п. Для одного нумератора можно создать несколько форматов.

Архивные модули

Предназначены для хранения архивных документов из модулей «Канцелярия», «Поручения», «Принятие решений», и относящимся к ним модулей «Электронные образы». Для каждого модуля создается отдельная архивная база данных. Документы, передаваемые в архив из модулей «Канцелярия» и «Принятие решений», получают статус «В дело», статус поручений не меняется.

Модуль «Настройки Принятия решений»

Вспомогательный модуль, применяемый для создания типовых процессов, в соответствии с которыми будут обрабатываться документы в базе данных «Принятие решений». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписывающие, утверждающие, регистрирующие), а также сотрудники, имеющие право на создание документов.

Модуль «Протокол»

Используется для протоколирования действий пользователей при работе с документами в системе БОСС-Референт. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность.

Модуль «Транспорт»

Относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов.

Модуль «Шаблоны»

Хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, а также шаблоны промежуточных форм, создаваемых в Microsoft Word и использующихся для печати документов различных баз данных.

Модуль «Электронные образы»

Вспомогательный модуль, применяемый для хранения электронных образов документов отдельно от самих документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений» и «Поручения», а также их архивов. Для каждого модуля создается отдельная база данных «Электронные образы».