Контроль исполнения поручений

БОСС-Референт позволяет в масштабах всей организации:

• ставить задачи (формировать поручения) сотрудникам;
• исполнять поручения;
• отслеживать их выполнение;
• формировать статистику по исполнительской дисциплине.

Работа с поручениями осуществляется через специальный модуль «Поручения», при этом поручения могут быть выданы также на основании документов из модулей, в которых происходит согласование документов (модуль «Процесс принятия решения») и регистрация (модуль «Канцелярия»).

Под поручением в системе понимается документ, в котором одному или нескольким сотрудникам организации ставится задача достичь определенного результата к заданному сроку.

Формирование поручения

Поручения могут быть созданы как сами по себе, так и по документу — если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание. Особо важные поручения можно поставить на контроль, указав контролирующего сотрудника. Система автоматически отслеживает сроки, и, при необходимости, уведомляет заинтересованных лиц о том, что срок исполнения истекает.

Исполнителем поручения может быть выбран один или несколько специалистов. В системе можно сформировать сложное поручение, в выполнении которого будут участвовать специалисты разных подразделений. Автор поручения может либо сразу указать всех исполнителей и соисполнителей, либо сформировать поручение ответственному исполнителю, который, в свою очередь, создаст связанные поручения своим подчиненным. Связанные поручения могут образовывать «дерево» поручений. Например, руководитель организации дает поручение своему заместителю (создает поручение первого уровня), а тот перепоручает выполнение задачи начальнику отдела (создает поручение второго уровня), который, в свою очередь, указывает непосредственного исполнителя из числа своих сотрудников (создает поручение третьего уровня).

Для создания поручения могут быть использованы хранящиеся в системе шаблоны — типовые тексты резолюций.

Исполнение поручения

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

• автор или контролер может изменить срок исполнения поручения;
• автор может изменить ответственного исполнителя или отменить поручение вообще;
• исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
• автор имеет возможность возвращать поручение на доработку и утверждать результаты исполнения.

Исполнение поручения завершается проставлением отметки о выполнении. При необходимости добавляется комментарий об исполнении, ссылка на подготовленный документ.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель и контролер (если поручение ставилось на контроль). Контролер может принять либо отправить на доработку отчет по поручению. Ответственный исполнитель формирует на основании полученных отчетов единый и направляет его в виде отчета по поручению автору.

Контроль выполнения поручений

Сотрудник может получить полную информацию по поручениям, в которых он является автором, исполнителем, соисполнителем или контролирующим лицом. Данные выводятся на экран в виде соответствующих отчетов.

Исполнитель может видеть собственную загрузку в разрезе календарного плана. Кроме этого поручения, подлежащие исполнению и просроченные, выводятся в «Ежедневнике» на Главной странице. Это помогает сотрудникам планировать свою работу и следить за своевременным исполнением задач.

Для контроля количественных и качественных характеристик исполнительской дисциплины руководитель имеет возможность получать в БОСС-Референте обобщенные статистические данные по поручениям, дающие ответы на следующие вопросы: сколько поручений находится на контроле, просрочены, выполнены, исполняются с опозданием, отменены, и т. д.

Отчеты по исполнению могут также формироваться с помощью генератора отчетов Reports'Men. Генератор отчетов уже содержит пакет встроенных отчетов, в том числе и для контроля исполнительской дисциплины, а при необходимости администраторы могут настроить дополнительные формы отчетов.