Дизайн сайта отсутствует
Оформление —
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
БОСС-Референт позволяет реализовать в организации полный цикл работы с корреспонденцией, в том числе осуществлять:
- регистрацию и хранение входящих и исходящих документов (в виде карточек документов с вложенными электронными образами оригиналов);
- отправку документов на рассмотрение, исполнение и ознакомление;
- списание документов «в дело»;
- управление регистрационными номерами, их резервирование, использование сложных форматов номеров;
- создание и применение шаблонов типовых документов организации.
Внесение документа в систему
При обработке документа и заведении его в систему создается карточка документа, в которую заносятся необходимые реквизиты — основные атрибуты документа. Часть полей карточки может заполняться автоматически на основании данных связанного документа, личных настроек регистратора, и т.д.Бумажный оригинал документа переводится в электронный вид путем сканирования, электронный образ оригинала вносится в систему, а в карточку документа помещается ссылка на него (сами отсканированные образы документов хранятся в отдельном модуле). Если документ был создан внутри компании, то при регистрации исходящего документа к карточке прикрепляется его электронный оригинал.
Также в карточке может быть указано местоположение бумажного оригинала документа.
Далее документ подлежит регистрации — БОСС-Референт позволяет использовать регистрационные номера любой сложности. Формат номеров задается в специальном модуле «Регистратор». Возможно также резервирование номеров и регистрация исходящей корреспонденции и входящих документов по зарезервированным номерам. Резервирование номеров осуществляет уполномоченный сотрудник.
Потоковый ввод документов
В организациях с большим документопотоком обработку корреспонденции и внесение документов в систему осуществляет служба экспедиции, задача которой зарегистрировать как можно быстрее наибольшее количество документов. Сотрудники службы экспедиции работают в системе с упрощенными карточками, требующими заведения только самых основных атрибутов документов.Также для массовой обработки входящей корреспонденции (автоматизации обработки документов в больших объемах) используются технологии поточного сканирования и штрих-кодирования. Система поточного сканирования представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий внесение в систему сразу большого количества электронных образов документов. Использование технологии штрих-кодирования дает возможность еще более ускорить процесс регистрации входящей корреспонденции: отсканированные потоком электронные образы автоматически прикрепляются к карточкам документов в соответствии с номерами штрих-кодов.
Обработка факсов
Интеграция системы БОСС-Референт с факс-серверами (например, ExtraFax) позволяет отправлять и принимать факсы. Принятые факсы в системе регистрируются как входящий документ.Связывание документов
Зарегистрированные в системе документы могут быть связаны между собой. БОСС-Референт предлагает использовать один из наиболее распространенных типов связи: «повторный на», «сопроводительный к», «в ответ на», или ввести свой тип связки. Наличие связей между документами позволяет легко проследить историю переписки «по определенному вопросу». Можно связать как создаваемые документы, так и уже существующие в системе.Автоматизация нескольких канцелярий
При децентрализованной форме организации документооборота, а также в территориально распределенных организациях средствами БОСС-Референт можно поддержать согласованную работу нескольких канцелярий. Иерархия канцелярий будет соответствовать структуре организации. Обмен документами между канцеляриями осуществляется в рамках системы.Действия с зарегистрированным документом
Ознакомление и рассылка
БОСС-Референт позволяет осуществлять рассылку документов, а также ознакомление сотрудников с документами «под роспись».Рассылка документа используется, когда требуется уведомить группу сотрудников или всех пользователей системы БОСС-Референт о вступлении в силу нового документа. Для этого при регистрации документа в организации задается перечень сотрудников, которые должны получить уведомление о появлении нового документа.
Ознакомление с документом используется, когда необходимо, чтобы сотрудники подтвердили факт своего ознакомления с документом. При этом документ также рассылается списку получателей, однако после его получения и прочтения сотрудники обязаны нажать в карточке документа кнопку «Ознакомлен», тем самым подтвердив факт прочтения документа. Все подтверждения ознакомления фиксируются в системе в виде листа ознакомления.
Отправка документа на рассмотрение
После того, как документ зарегистрирован, он может быть отправлен на рассмотрение. До отправки на рассмотрение руководителю в документ может быть внесен проект резолюции.Если документ уже отправлен на исполнение, то переправить его на рассмотрение невозможно.
Формирование резолюций
Резолюции формируются только для зарегистрированных входящих документов, находящихся на рассмотрении у руководителя. Резолюция представляет собой поручение, выданное по документу, поэтому работа с ними осуществляется аналогично работе с поручениями.Отправляемый на рассмотрение документ может сопровождаться проектом резолюции, который руководитель может принять «как есть» или откорректировать
При создании резолюции можно использовать шаблоны типовых резолюций, хранящиеся в системе. В системе также предусмотрена возможность печати резолюций по документу.
Отправка документа на исполнение
На исполнение можно отправить только зарегистрированный документ, по которому сформирован хотя бы один пункт резолюции. Отправить документ на исполнение может только сотрудник, которому документ отправлен на рассмотрение, или сотрудник, зарегистрировавший документ.После отправки документа на исполнение все резолюции по нему в виде поручений поступают исполнителям. Ход исполнения документа фиксируется в карточке этого документа контролером — сотрудником, осуществляющим контроль исполнения данного документа.