Главная — В чем выгода

В чем выгода

Создание системы электронного документооборота, как и любой корпоративной информационной системы, предполагает инвестиции. Поэтому руководитель организации или CIO в первую очередь оценивает, что даст внедрение такой системы.

Если при автоматизации управления документами проводилась оценка реальных потребностей организации, то уже через несколько месяцев коллектив сможет оценить эффект.

Основной результат внедрения системы — наведение порядка в работе с документами и повышение эффективности работы организации в целом

Не станем говорить за все системы, однако нам известны те позитивные изменения в организациях, которые подтверждают наши заказчики, работающие в системе БОСС-Референт.

Руководители организаций отмечают:

управлять организацией становится проще, так как процессы, автоматизированные в БОСС-Референте, прозрачны и легко контролируемы;
управленческие решения принимаются быстрее, так как ускоряется движение информационных потоков в организации;
организация быстрее реагирует на изменения, поскольку информация оперативно поступает к лицам, принимающим решения;
становится проще оценивать эффективность внутренних производственных процессов и совершенствовать их на основании аналитических данных, которые помогает собирать система;
организация получает конкурентные преимущества, так как обретает возможность достигать результатов быстрее конкурентов;
формируется положительный имидж организации как делового партнера.

Руководители разных уровней отмечают:

меньше времени требуется на управленческие действия, так как автоматизируется контроль исполнения поручений, сбора аналитики по работе подчиненных;
руководитель имеет полую картину происходящего, так как автоматизированные процессы становятся прозрачными, позволяют выявлять «узкие места», видеть неисполнительность либо перегруженность сотрудников;
руководители экономят время на контроле своевременности подготовки решений и документов, устранении негативных последствий задержек в согласовании документов, предназначенных как для руководства, так и для партнеров;
производительность работы сотрудников становится выше, за счет снижения затрат времени на работу с документами, поиск информации в архивах и прочую непроизводительную деятельность;
происходит сокращение расходов на персонал, обеспечивающий передвижение документов в рамках организации;
требуется меньше времени, чтобы новый специалист включился в работу, так как в системе сформирован «архив знаний» о деятельности организации, а типовые процессы формализованы (заложены в систему в виде шаблонов документов, маршрутов согласований, различных типов заявок и т.д.);.
снижаются расходы на поддержание архивов документов вследствие устранения затрат на помещения и персонал.

ИТ-директора и ИТ-специалисты отмечают:

в организации формируется единое информационное пространство, так как все сотрудники работают в единой системе, где все документы и хранятся;
решается задача автоматизации целого ряда управленческих процессов — механизмов и маршрутов согласования документов, механизмов распространения документов внутри организации, процесса назначения и контроля поручений, сбора отчетности по исполнению, и многое другое;
информационная система быстро подстраивается под изменения в работе организации за счет возможности быстрой настройки процессов, добавления новых функций, простого подключения новых пользователей;
исключаются ситуации, когда информация попадает «не в те руки», так как система позволяет по нескольким признакам разграничить доступ к документам;
различные подразделения и филиалы организации начинают работать более слаженно, так как информация становится быстро доступной, а заложенные в систему правила взаимодействия автоматически вовлекают специалистов подразделений в коллективную работу;
новые сотрудники быстро включаются в работу в единой СЭД, чему способствует интуитивно понятный интерфейс, а для получения базовых знаний достаточно учебного курса продолжительностью 2-4 часа.

Специалисты канцелярий, управлений делами и секретариатов отмечают:

в разы сокращается оборот бумажных документов, не возникает необходимости создавать многочисленные бумажные копии;
снижается загрузка специалистов, отвечающих за обработку входящей и исходящей документации;
сотрудники канцелярий не вовлекаются в процесс передвижения документов внутри организации, так как все передвижения документов автоматизированы в системе;
сокращается время ознакомления всех сотрудников организации с новыми решениями руководства, а листы ознакомления формируются в системе автоматически;
специалистам канцелярий не приходится контролировать правильность оформления документов, так как сотрудники организации используют шаблоны документов (до 80% документов относятся к типовым), заложенные в систему, и соответствующие корпоративным стандартам;
переход организации на электронный документооборот практически устраняет вероятность утери документов;
специалисты экономят время на поиске архивных документов (нужно всего несколько минут), при этом трудозатраты на поддержание архива сведены практически к нулю;
становится существенно проще контролировать исполнение поручений и своевременность подготовки документов — система формирует отчетность по работе исполнителей и сигнализирует об истечении установленных сроков;
прозрачность организации документооборота в системе БОСС-Референт полностью отвечает требованиям стандарта ISO 9000, упрощает работу внутренних служб контроля качества.

Пользователи системы отмечают:

у сотрудников появляется возможность более производительно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ, так как автоматизация управления документами в БОСС-Референте сокращает более чем на 50% время, расходуемое на поиск, согласование, оформление документов и т.п.;
вероятность подготовки документа не по стандарту организации или отправки на согласования не тем лицам сведена к минимуму за счет наличия в системе шаблонов документов и предписанных маршрутов движения документов;
значительно меньше документов проходит процесс согласования с задержками — срок согласования контролируется системой, а руководители могут знакомиться с документами даже находясь вне офиса;
повышается оперативность взаимодействия подразделений между собой, так как ускоряется обмен информацией, а формальные процедуры (служебные записки, заявки) автоматизированы в системе.