Что такое система электронного документооборота

Из самого названия вроде понятно — это система, в которой происходит движение документов. Но сразу хочется спросить: каких документов, как это происходит, и зачем это нужно. Давайте разберемся без лишних специализированных терминов.

В любой организации существует несколько процессов, основанных на появлении и движении различных документов (договоров, приказов, служебных записок, официальных писем, и других). Например, процесс подготовки договора может выглядеть примерно так:

• специалист подразделения готовит проект договора;
• дальше договор должен быть согласован целым рядом других сотрудников; специалист распечатывает договор и несет его руководителю своего подразделения;
• руководитель подразделения изучает договор и вносит свои исправления;
• специалист берет договор, вносит правки, и исправленный вариант передает в юридический отдел;
• юристы, конечно, завалены стопками срочных документов, но все же на следующий день они возвращают специалисту договор со своими рецензиями — их тоже надо внести;
• теперь договор надо согласовать с бухгалтерией;
• внесли исправления;
• финансовой службой;
• еще дополнения;
• да, конечно же, надо согласовать с коммерческим директором!
• уже все исправили ранее, поэтому получаем просто рецензию — «согласовано»;
• пора отправляться договору на подпись к руководителю организации — специалист передает документ в секретариат и ждет заветной подписи.

Конечно, в идеальной ситуации весь процесс займет не 5-6 дней, а всего 1-2. Но мы не учли здесь некоторые вполне возможные сложности. Представьте, что все описанное выше происходило в филиале организации, и еще необходимо получить рецензии нескольких специалистов головного офиса. Или партнер организации не согласился с исправлениями в договоре, внес свои исправления — новый вариант теперь тоже надо со всеми согласовать и подписать, но вот незадача — все рецензии по предыдущему варианту договора уже утеряны.

Когда хаос превращается в порядок

Система электронного документооборота — это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Современная СЭД, такая как БОСС-Референт, обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, а именно:

• документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;
• создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;
• документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;
• обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;
• соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.

Если вопрос «зачем» еще у Вас остался, узнайте, какие преимущества получают организации, внедрившие СЭД БОСС-Референт.