Договорная работа

Автоматизация договорной работы (или, если проще, работы с договорами) нужна как коммерческим компаниям, так и государственным структурам. Договоры — один из наиболее распространенных документов в работе различных организаций, так как они определяют условия работы с партнерами, поставщиками, клиентами, даже с сотрудниками подписывается договор, хоть и трудовой.

Но если организация и так работает, заключает договоры, получает прибыть, зачем нужна информационная система для работы с договорами? Хороший ответ на этот вопрос дал Льюис Кэрролл в замечательной детской книге «Алиса в Зазеркалье»: «…здесь, знаешь ли, приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на том же месте! Если же хочешь попасть в другое место, тогда нужно бежать, по меньшей мере, вдвое быстрее!». Информационная система, в данном случае, как раз помогает организации бежать быстрее, опережая конкурентов, которые просто бегут.

Результаты перехода на управление договорами с помощью системы БОСС-Референт Ваш коллектив и, что важно, партнеры и клиенты Вашей организации, оценят уже через 3—4 месяца:

• Ваши партнеры и клиенты будут ценить Вас за оперативную подготовку документов, отсутствие задержек при согласовании и подписании договоров — а значит, Ваше сотрудничество будет более успешным;
• руководители Вашей организации будут получать на подписание уже хорошо подготовленные документы, проверенные и отредактированные всеми уполномоченными сотрудниками — следовательно, не возникнет необходимости возвращать договора на переработку в самый последний момент;
• юристы, экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений — все специалисты, обязанные проверять договоры Вашей организации перед подписанием — будут выносить рецензии быстро и просто, лишатся возможности забыть согласовать договор или потерять бумажный экземпляр у себя на столе (все документы внесены в систему, и она сама напоминает, что надо согласовать договор);
• менеджеры, которые готовят договоры и общаются с партнерами и клиентами, перестанут тратить время на сборы подписей всех согласующих специалистов, поиски потерянных документов и их версий, успокаивающие речи для партнеров и клиентов, проявляющих нетерпение из-за неготовности документов, тормозящих сотрудничество — это время они смогут потратить на иные дела, которые принесут Вашей организации больше выгод: поиск новых клиентов и возможностей, новые продажи, запуск новых проектов, анализ рынка и многое другое.

И что же в результате? Пока Ваши конкуренты тратят время на беготню с документами, Вы занимаетесь развитием бизнеса!

Итак, Вы автоматизировали договорную работу на предприятии с помощью системы БОСС-Референт. Как теперь происходит подготовка и подписание договоров в Вашей компании?

Перед автоматизацией Вы определили правила, по которым происходит подготовка и согласование документов, разработали универсальные шаблоны, установили сроки, в течение которых специалисты должны проверить новый документ и одобрить его. Эти правила заложили в систему в виде шаблонов договоров, готовых маршрутов движения разных типов документов при согласовании, ограничений сроков обработки документов. Процесс стал простым, в том числе и для контроля, ограниченным по времени, и мало зависимым от пресловутого человеческого фактора.

Менеджер, подготовив проект договора по шаблону, вносит его в систему, выбирает соответствующий данному типу договора маршрут согласования. Документ «побежал» по системе — все, кто должен проверить и согласовать договор, получили уведомление от системы, внесли свои комментарии, и через определенный правилами срок (например, 2 дня) менеджер получил уведомление, что документ всеми согласован. Если есть необходимость, он вносит требующиеся правки и отправляет документ по системе на подписание руководителю. Еще через пару дней документ уже получит партнер или клиент.

Безусловно, после подписания договора еще осуществляется работа по контролю исполнения условий, обозначенных в документе. Этот этап включает в себя отслеживание сроков платежей, закрытия работ, подписания актов, и т. п. Вести такой контроль правильнее в системах, обрабатывающих данные о приходах, отгрузках, и т. д. — различных финансовых и бухгалтерских приложениях (например, в ERP). Мы рекомендуем интеграцию БОСС-Референта, решающего задачи создания и согласования документов, с используемой в организации финансовой системой, собирающей данные, необходимые для контроля исполнения условий договоров. В случае реализации такого интеграционного решения организация получает полностью автоматизированный процесс работы с договорами от момента их создания до факта закрытия.