Дизайн сайта отсутствует
Оформление —
Внутрикорпоративный документооборот
Очевидно, что все потоки документов организации делятся на внешние и внутренние. Внешний документооборот — это обмен документами с другими организациями или частными лицами, внутренний — работа с документами, которые предназначены только для сотрудников компании. Чем крупнее организация, чем больше отдельно расположенных подразделений в нее входит, тем больше разновидностей документов сотрудники используют для взаимодействия между собой. Традиционно это происходит либо в бумажном виде, либо в форме сообщений электронной почты.Решить четыре задачи
Казалось бы, зачем тогда нужен электронный документооборот, если все и так уже организовано? Всего лишь для того, чтоб решить задачи, степень значимости которых для своей организации каждый руководитель определяет сам:- обеспечить быструю подготовку и распространение документов по организации;
- получить возможность оценивать и контролировать то, насколько быстро и хорошо сотрудники отрабатывают ставящиеся перед ними задачи;
- приобрести инструментарий для оценки объема внутреннего документооборота, который показывает степень бюрократизированности процессов;
- исключить вероятность того, что какие-либо документы (приказ или простая заявка на офисную технику) будут утеряны.
Итак, в обеих компаниях издается приказ о введении новых правил подготовки договоров на оказание услуг.
«Альфа» — месяц упущенной прибыли
В компании «Альфа» в 1-й день генеральный директор дает задание коммерческому директору подготовить проект такого приказа. Коммерческий директор пишет по почте письмо своему менеджеру, возлагая на него такую задачу. Менеджер, конечно, никогда таких приказов не готовил, и поэтому в течение 1-го дня ищет в бумажных архивах организации подобный документ. На 2-ой день он делает проект приказа, но выясняется, что такой проект надо согласовать с некоторыми руководителями подразделений организации. Но с кем? В день 3-й коммерческий директор тратит свое время на то, чтоб решить, с кем имеет смысл согласовать такой документ, и к концу дня обреченно оглашает список из 5 руководителей подразделений. На то, чтобы со всеми ними согласовать проект приказа, менеджер тратит еще 3 дня, и, наконец, на 7-ой день приносит проект, одобренный этими согласующими. Можно нести приказ на подпись генеральному директору, но тут скандал поднимает руководитель службы контроля качества. С ним-то никто не согласовал проект! День 7-ой уходит на успокоение руководителя службы качества, 8-ой — на согласование с ним проекта, внесение исправлений с учетом его пожеланий. День 9-ый… пора подписывать приказ, а директор уехал в командировку, поэтому подпишет он его только на 11-й день. Итак, приказ подписан. Он вступил в силу, и теперь его надо довести до сведения всех сотрудников компании. Пожалуй, их слишком много, если учесть наличие 5 филиалов, поэтому ознакомиться должны коммерческие директора, обязанные довести информацию до подчиненных — их всего 6, с учетом филиалов. Копии приказа с листом ознакомления летят по почте в другие города, чтобы их получили в филиалах. Только через месяц организация начинает работать по новым правилам, однако это месяц упущенной прибыли, сорванных контрактов, и недовольных заказчиков.«Бета» — 5 дней на все
Заглянем в компанию «Бета». В ней также в 1-й день, генеральный директор через модуль поручений системы БОСС-Референт дает коммерческому директору срочное задание подготовить такой приказ. Хотя коммерческий директор в командировке, он может подключиться к системе, и уже через час задача переходит к менеджеру. Менеджер, как и в компании «Альфа», не готовил таких приказов, но за 10 минут он находит в архиве системы БОСС-Референт похожий приказ, а в модуле шаблонов образец оформления приказа. Через 3 часа проект документа готов, и, недолго думая, менеджер выбирает в модуле согласования документов уже готовый маршрут для приказов. В итоге уже в 1-й день проект приказа ушел по системе на рассмотрение, причем в компании «Бета» его не забудут согласовать с руководителем службы контроля качества, так как в системе заранее заложен маршрут для согласования приказа, включающий всех необходимых руководителей. Так как срок рассмотрения для приказов в компании «Бета» — 2 дня, то уже на 4-й день приказ согласован, и поступил на подпись генеральному директору. Он тоже в командировке, как и в компании «Альфа», но как мы уже знаем, он может подключиться к системе БОСС-Референт из другого города, поэтому в этот же день приказ подписан. Осталось довести его до сведения сотрудников, причем не только коммерческих директоров, как в компании «Альфа», а именно до всех сотрудников. Документ распространен через систему, его увидел весь коллектив, с помощью автоматически формирующегося в системе листа ознакомления получено подтверждение, что все сотрудники ознакомлены с документом, а коммерческий директор через модуль поручений отчитался в выполнении задания перед генеральным директором. На все ушло 5 дней, и со следующей недели компания начинает жить по новым правилам. Кстати, в компании «Альфа» в это время менеджер еще бегает с проектом приказа и согласует его с руководителями подразделений.Собственно, это лишь один из примеров. Во внутреннем документообороте предприятия гораздо больше разновидностей документов, работу с которыми имеет смысл перенести в систему БОСС-Референт, например: