Контроль исполнения поручений

Рассказывать руководителю, что такое поручения, и почему важно обеспечивать контроль их исполнения, нет необходимости. В устной или письменной форме руководитель выдает в день до 50 различных неструктурированных заданий — от разработки маркетинговой стратегии до закупки канцелярских скрепок. Но поставить задачу — это только полдела, важно проконтролировать, чтоб она была выполнена, и выполнена в срок. И здесь на помощь руководителям приходят системы, такие как БОСС-Референт.

Преимущества организации работы с поручениями в системе БОСС-Референт

Ни одна задумка руководителя, важная для работы организации, не будет потеряна

После того, как руководитель (или секретарь от его имени) завел поручение в системе, оно уже не будет забыто, у поручения появляется конкретный исполнитель и срок выполнения.

Видна работа всех соисполнителей поставленной задачи

Часто поручение, которое руководитель выдал своему заместителю, начинает «ветвиться» — заместитель, чтобы выполнить поручение, выдает подпоручения своим подчиненным. Таким образом, сразу несколько сотрудников-соисполнителей работают над решением одной задачи. У них могут быть разные сроки выполнения и не связанные между собой задачи. Контролировать работу двух соисполнителей просто, однако когда их становится около пары десятков — без автоматизации не обойтись. Все производные поручения будут связаны с исходным как по тематике, так и по срокам исполнения.

Информацию о том, как идет исполнение поручения, можно получить по нажатию одной кнопки

Если руководитель вспомнит о том, что пару недель назад поставил некую задачу, то при отсутствии системы БОСС-Референт ему придется вызывать к себе ответственного за исполнение, чтоб получить актуальную информацию по ходу исполнения. Если же он ставил задачу через БОСС-Референт, то он за пару минут найдет свое поручение и увидит информацию о том, кто работает над задачей, что уже выполнено и когда ждать результата.

Контролировать сроки и факт исполнения поручений очень просто

Система позволяет отслеживать поручения, срок исполнения по которым истекает, сигнализирует о просроченных задачах. Руководитель может оперативно получать информацию о том, какие его поручения должны быть выполнены в ближайшее время или не выполнены в срок. Кроме этого руководитель может контролировать работу своих подчиненных — система позволяет формировать отчеты по исполнению. Можно посмотреть срез по статусу — сколько поручений находится на исполнении, на контроле, по скольким истекает срок, или срез по сотрудникам — у кого из подчиненных какое количество поручений и в каком статусе исполнения. Выявить специалистов, которые не справляются с задачами или перегружены, таким образом довольно просто. Для подразделений, контролирующих исполнение в рамках всей организации, система БОСС-Референт с возможностями формирования отчетов просто незаменима.

Контроль исполнительской дисциплины (как принято называть контроль исполнения поручений в государственных организациях) также гораздо проще осуществлять в системе электронного документооборота. Особенно если учесть, что специфика работы государственных служащих состоит в том, что почти все поручения выдаются на основании какого-то документа (распоряжения, протокола заседания, обращения гражданина и т.п.). Поэтому, если организация уже использует электронный документооборот, то и поручения следует автоматизировать в БОСС-Референте. Поручением в данному случае выступает резолюция по документу, а срок исполнения предопределен законодательством.

Впрочем, мы забыли про исполнителей.

Станет ли Вашим сотрудникам удобнее работать, если поручения они будут получать через систему БОСС-Референт?

Нет! Потому что теперь они не смогут сказать, что не получали данного поручения, что документ утерян, или срок исполнения затянут, так как документы задержал другой исполнитель.

Да! Потому, что БОСС-Референт будет помогать упорядочить поток поручений, к ним приходящих: перечень требующих оперативного исполнения задач отображается на главной странице системы, плюс исполнители получают напоминания об истечении сроков исполнения поручений.