Проектный документооборот

Деятельность некоторых видов организаций — строительных и девелоперских, юридических контор, инвестиционных компаний, поставщиков услуг, — ориентирована на работу по проектам. При этом объем документооборота в этих организациях может быть очень большим. Особенность его в том, что для удобства работы проектных команд необходима организация документов по проектам. Автоматизация документооборота проектных организаций с помощью системы БОСС-Референт дает следующие преимущества:

Все документы по проекту собраны в одном месте и доступны в любое время

Любой документ, имеющий отношение к проекту, вносится в систему и становится доступен специалистам организации в соответствии с правами доступа. Потерять в системе документ невозможно. Бумажные же документы часто теряются, забываются на столах, уничтожаются по ошибке. Если документ заведен в систему, открыть его могут сразу несколько специалистов, в том числе находящихся в разных городах. Значительно экономится время на получение нужного документа, его распространение между всеми участниками проекта, восстановление утраченных документов.

Сотрудники используют в работе только актуальные версии документов

Проектная деятельность часто предполагает создание множества версий одного документа. При бумажном документообороте достаточно сложно всей проектной команде отслеживать, какая из версий последняя. В системе БОСС-Референт возможно сохранение всех рабочих или устаревших версий документа, однако всегда ясно, какой документ является последним. Если документ заменяется в системе на новый, он становится доступен всем специалистам, работающим по проекту. Если требуется ознакомить сотрудников с новым документом, это также удобно сделать в системе — система направляет всем сообщение о поступлении нового документа, и после подтверждения специалистами факта ознакомления, система автоматически формирует лист ознакомления.

Поиск необходимого документа занимает несколько минут

Чтобы найти документ в бумажных архивах, иногда требуется не один час времени. В системе БОСС-Референт любой занесенный в нее документ ищется в течение считанных минут, даже если известны только дата поступления или обрывок фразы из названия. Кроме этого, при создании нового проекта в системе, для него автоматически задается типовая для данной организации структура хранения документов. То есть по всем однотипным проектам будет соблюдаться единая структура разделов для упорядочивания документации проекта. Таким образом, чтобы найти документ в системе БОСС-Референт, можно воспользоваться либо сервисом атрибутивного поиска по всей системе, либо, исходя из принятой в компании структуры хранения проектной документации, оперативно найти его по месту размещения.

Документы согласуются всегда быстро и вовремя, следовательно, соблюдаются общие сроки проекта

Большинство официальных документов создающихся при проектной работе, требуют согласования несколькими специалистами организации — юристами, финансистами, руководителями подразделений. Согласование бумажного документа, который передается по очереди всем согласующим, занимает довольно длительное время, вплоть до месяца, если требуется визирование у специалистов, работающих в другом городе. При этом задержка в сроках подготовки документов приводит к затягиванию общих сроков проекта. В системе БОСС-Референт документы согласуются всегда вовремя, так как система настойчиво «напоминает» всем участникам согласования об истечении сроков, и позволяет собирать статистику, показывающую, кто регулярно задерживает согласования. При этом в систему закладываются маршруты (перечни согласующих специалистов) для типовых документов, поэтому исключены задержки в согласовании, потому что кому-то забыли передать документ на рассмотрение, или отправили его совсем не тем сотрудникам. Срок согласования документов устанавливается правилами компании и закладывается в систему. Поэтому, в зависимости от видов документа и сложности маршрута, его согласование занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже при филиальной структуре организации.

Документы будут доступны тем, кому они нужны в работе

Совершенно очевидно, что руководитель проекта должен иметь возможность работать со всеми документами по проекту, а, например, юристу совершенно не нужно видеть чертежи, с которыми работает архитектор. Во-первых, не имеет смысла перегружать сотрудников лишней для них информацией, во-вторых, разграничение доступа к документам важно для сохранения конфиденциальности корпоративной информации. Поэтому при организации проектного документооборота с помощью системы БОСС-Референт обеспечивается разграничение доступа к документам: специалисты проектной команды работают с документами только своих проектов, и, согласно своим обязанностям, имеют доступ только к нужным им документам.

Сотрудникам удобно работать со всеми документами проекта в одной системе

В крупных проектных организациях приходится работать с большими объемами документов — их не только много, но и сами документы часто могут иметь большой размер (графические файлы, аудио- и видеозаписи, и т.п.). Если такие документы относятся к проекту, то они также должны быть доступны в БОСС-Референте. Чтобы работа с такими большими файлами не сказалась на производительности системы электронного документооборота, реализуется интеграция с электронным архивом. При таком построении системы тяжелые файлы хранятся в архиве, однако работа с ними (поиск, согласование, контроль доступа и прочее) осуществляется с помощью системы БОСС-Референт. При этом для рядовых пользователей работа в такой интегрированной системе ничем не отличается от работы просто в системе БОСС-Референт.

Пользователям системы будут доступны такие базовые сервисы БОСС-Референта, как:

• возможность направлять электронные поручения и контролировать их исполнение;
• вести работу с внутрикорпоративными документами в системе;
• направлять через систему заявки и служебные записки;
• быстро находить всю контактную информацию коллег в «справочнике организации», и прочее.