Система менеджмента качества

Может ли ваш отдел СМК работать более эффективно? Поверьте, может. Помочь специалистам по СМК делать их работу лучше, быстрее и качественнее можно за счет внедрения средств автоматизации.

Так как деятельность служб менеджмента качества и контроля качества предполагает довольно большой объем работы с документами, существенную часть задач СМК Вы можете автоматизировать средствами системы БОСС-Референт, а именно:

Организовать управление документами СМК в единой информационной системе

В БОСС-Референте процесс создания и согласования новых документов или редакций уже действующих будет занимать существенно меньше времени, чем в бумажном виде — от 1 до нескольких дней. Все документы будут храниться в системе, что делает их легкодоступными для сотрудников организации (в соответствии с правами доступа). Новые документы СМК будут публиковаться в системе, и через нее поступать на ознакомление необходимому кругу специалистов. Сотрудники через систему будут подтверждать факт ознакомления с документами, что будет автоматически отражаться в листе ознакомления, и избавит от необходимости пересылать бумажный лист ознакомления по удаленным филиалам.

Система позволит работать с версиями документов и отслеживать их актуальность — при истечении срока действия документа придет оповещение о необходимости проверки актуальности документа. Так как система дает возможность связывать между собой основные и производные от них документы, специалисты службы качества смогут быстрее проверить непротиворечивость связанных документов после внесения изменения в один из них. Хранение документов в единой системе гарантирует, что сотрудники будут использовать в работе только действующие редакции документов.

Обеспечить инструментарий для проведения аудитов СМК

Одной из ключевых задач специалистов по системе менеджмента качества предприятия является проведение аудитов производственных процессов на соответствие принятым в организации стандартам и регламентам. Во-первых, в системе БОСС-Референт будет вестись документирование всех этапов аудита от планирования до отчетности, что делает эти документы легкодоступными всем участникам процесса. Во-вторых, ведение всего документооборота организации в СЭД БОСС-Референт значительно упростит специалистам по СМК отслеживание показателей эффективности процессов, поиска «слабых мест». И наконец, так как система является фактически основным хранилищем большей части записей, значимых для СМК, ее использование упрощает и удешевляет проведение внешнего аудита на соответствие требованиям ISO.

Вовлечь руководителей в процессы контроля качества и эффективности работы организации

Система предоставляет руководителям разного уровня множество инструментов для контроля эффективности работы сотрудников. Например, руководитель может посмотреть, насколько оперативно выполняются подчиненными выданные через систему поручения, как быстро происходит согласование документов, и где этот процесс задерживается, документы какого сотрудника постоянно возвращаются на доработку, и т.д. Система позволяет включить руководителей разного уровня обязательными рецензентами в процесс согласования документов, таким образом, будет гарантирована ответственность за подготовленные документы не только исполнителя, но и его непосредственного начальника.

Вести учет несоответствий и документировать корректирующие мероприятия СМК

Работа всей организации в единой системе документооборота и включение представителей службы качества в процедуры согласования документов сделает для специалистов СМК прозрачными происходящие процессы. Таким образом, они смогут оперативно отслеживать допущенные нарушения установленных процессов, предпринимать меры для устранения возможных негативных последствий. Все несоответствия будут фиксироваться в системе, поэтому исключается вероятность «забыть» о каком-то из них, тем более, что система будет автоматически уведомлять о них соответствующих руководителей. По зафиксированным нарушениям процессов, будут приниматься решения о проведении корректирующих мероприятий и оценке их эффективности.

Упростить работу по оценке удовлетворенности клиентов

Во-первых, система БОСС-Референт поможет автоматизировать процессы планирования аудита, удовлетворенности заказчиков, согласования специалистами системы менеджмента качества организации инструментов оценки (анкет, опросных листов, и т.п.), ведения отчетов по проведенным аудитам. Во-вторых, в системе будут регистрироваться все поступившие от заказчиков претензии, и в системе же будет инициирован процесс аудита по каждому обращению, предусматривающий вовлечение и информирование как специалистов по СМК, так и руководителей и исполнителей.

Результаты автоматизации СМК с помощью системы БОСС-Референт:

• служба менеджмента качества работает быстрее и эффективнее;
• проще поддерживать актуальность и непротиворечивость документов СМК;
• можно оперативно получать показатели эффективности автоматизированных в системе процессов и находить «слабые места»;
• уменьшение количества рутинных процедур позволяет специалистам по СМК акцентироваться на повышении качества и внесении улучшений в процессы;
• все это приводит к росту эффективности работы всей организации, повышению лояльности клиентов и росту прибыли.